Trong bối cảnh đổi mới công nghệ liên tục, các cách ứng xử kinh doanh theo thói quen đang được sửa đổi. Cách đây không lâu, những người tham gia kinh doanh phải mở các kho lưu trữ vật lý để trao đổi một số tài liệu bí mật với các đối tác của họ hoặc họ phải chia sẻ tất cả các tài liệu trực tiếp trong quá trình đàm phán trực tiếp. Mặc dù vậy, với sự xuất hiện của VDR, một cách trao đổi thông tin mới đã xuất hiện.

VDR là kho lưu trữ trực tuyến dành cho các bản sao kỹ thuật số của các tài liệu nhạy cảm của công ty và lối vào VDR có thể được mở cho các nhóm bên liên quan đặc biệt. Thông thường, các phòng dữ liệu ảo được bảo vệ bằng hệ thống bảo mật nhiều phía. Vì lý do này, bạn không phải lo lắng về việc sử dụng sai mục đích, chia sẻ trái phép, phá hủy, mất mát, rò rỉ dữ liệu, v.v. Việc bảo vệ được đảm bảo bằng các công cụ như mã hóa dữ liệu, sao lưu thường xuyên, hình mờ động, quét vi-rút, xác minh người dùng hai bước, tường lửa và một số tùy chọn hiệu quả khác bên trong các phòng ảo tinh vi.

Ngoài khả năng bảo vệ dữ liệu phức tạp, phòng ảo còn nổi tiếng với khả năng truy cập tức thì: bạn có thể vào phòng bất cứ khi nào bạn muốn trên toàn thế giới và tiếp tục làm việc ngay cả khi không có PC hoặc máy tính xách tay thông qua thiết bị di động của mình. Điều đó có nghĩa là bạn có cơ hội chia sẻ thông tin với các nhà đầu tư nước ngoài, nhân viên, đối tác của mình, v.v. các cuộc họp cá nhân. Ngoài ra, khi bạn sử dụng VDR để thực hiện giao dịch, bạn có cơ hội nhận xét về tất cả các tệp trực tiếp trong nền tảng do phần Hỏi & Đáp. >>>

Ngoài ra, một phòng dữ liệu ảo cung cấp cho bạn một không gian được trang bị đầy đủ cho công việc. Kho lưu trữ ảo thường được cung cấp nhiều công cụ giúp tăng tốc và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao dịch. Vì lý do này, bạn sẽ không thể bỏ lỡ những lợi thế do chức năng tìm kiếm sáng tạo, tính năng lọc, tùy chọn liên kết trong tài liệu mang lại bằng cách tích hợp với Microsoft Office. Tất cả các công cụ này cho phép bạn di chuyển xung quanh kho lưu trữ ảo một cách trực quan, để điều chỉnh phòng dữ liệu ảo cho phù hợp với các hoạt động của riêng bạn, để điều tra các tệp trực tiếp trong phòng. Do đó, VDR cung cấp cho bạn một địa điểm ảo phù hợp như nhau để giao dịch với các bên liên quan và cho các dự án của riêng bạn.

Khi nói đến các liên hệ với các bên liên quan của bạn, bạn không nên bận tâm đến việc thiết lập nhiều kho lưu trữ ảo cho các giao dịch đa dạng. Phòng cung cấp cho bạn cơ hội để tách người dùng phòng thành các nhóm khác nhau và chỉ trao đổi một số tệp với các nhóm cụ thể. Đó là lý do tại sao, một VDR là đủ để thực hiện đồng thời nhiều giao dịch khác nhau. Hơn nữa, tất cả các bên liên quan có thể vào phòng cùng một lúc và không một giao dịch nào bị hoãn do phòng ảo quá đông với những người dùng đang thực hiện giao dịch khác.

Ngoài ra, khi sử dụng phòng dữ liệu ảo, bạn vẫn được cập nhật về những gì đang diễn ra trong phòng dữ liệu của mình: tùy chọn theo dõi hoạt động không bỏ qua một hành động nào được thực hiện trong phòng. Do đó, bất cứ điều gì khách truy cập thực hiện trong phòng dữ liệu ảo - duyệt, tải xuống, chỉnh sửa tệp - đều được ghi lại và đưa vào báo cáo kiểm toán. Báo cáo cho phép bạn xác định những người dùng quan tâm nhất, quan sát hành động của nhân viên, v.v.

Một đặc điểm cơ bản khác của VDR là bạn có thể làm cho căn phòng của mình nhất quán với hình ảnh công ty bằng cách thêm logo vào báo cáo, email, các chữ cái khác, bằng cách thiết kế kho lưu trữ ảo của bạn theo một số màu nhất định, v.v. Vì vậy, bằng cách mua một trang web tùy chỉnh, bạn tạo phòng phản ánh trực tuyến doanh nghiệp của bạn tới tất cả các đối tác và nhà đầu tư tiềm năng trên toàn cầu.

Các tính năng được liệt kê gần đây đã làm sáng tỏ lý do tại sao VDR đang trở nên phổ biến và tại sao các nhà giao dịch ưu tiên khai thác các nền tảng ảo. Các kho lưu trữ kỹ thuật số này có thể được điều chỉnh theo nhu cầu giao dịch của bạn và giúp giao dịch được thực hiện nhanh hơn. Đồng thời, các kho lưu trữ ảo khá rẻ và bạn có thể chắc chắn rằng mình chỉ trả tiền cho những đặc điểm mà bạn còn thiếu để đạt được thành công. Đó là lý do tại sao, có bất kỳ lý do gì để bỏ qua các phòng dữ liệu ảo và trung thành với các cách kinh doanh kiểu cũ. Bản chất mang tính cách mạng của VDR sẽ mở ra những chân trời mới cho bạn và doanh nghiệp của bạn!